Từ những yêu cầu đặt ra chó thấy việc tăng cờng quản lý nguyên vật liệu
là rất cần thiết, công tác quản lý nguyên vật liệu cần phải không ngừng cải tiến
cho phù hợp với thực tế sản xuất của mỗi doanh nghiệp. Và để quản lý nguyên
vật liệu đợc tốt cho tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là việc làm không
thể thiếu đợc.
4. Vai trò và chức năng nhiệm vụ của hạch toán kế toán nguyên vật
liệu:
4.1. Vai trò của hạch toán kế toán nguyên vật liệu:
Hạch toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh
nghiệp nắm đợc tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hạch toán nguyên vật
liệu có phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời về tình hình nhập-xuất-tồn cũng
nh về đơn giá thu mua nguyên vật liệu cả về kế hoạch và thực tế để căn cứ vào
đó lập kế hoạch cung ứng vật t, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và đề ra
những biện pháp quản lý thích hợp.
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu chính xác, kịp thời không
những là cơ sở cung cấp số liệu cho việc hạch toán giá thành sản phẩm mà còn
giúp các nhà quản trị doanh nghiệp biết đợc tình hình sử dụng vốn lu động, từ
đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lu
động.
4.2. Chức năng nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu:
Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, để thực sự là công cụ quản lý sắc bén và
có hiệu lực, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:
- Thực hiện việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc,
yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán
hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để hi chép, phân loại, tổng hợp số
liệu về tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí
sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
28
- Giám sát kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên
vật liệu. Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật
liệu thiếu, thừa ứ đọng, kém phẩm chất để hạn chế đến mức tối đa thiệt hại
có thể xảy ra.
- Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đa
vào sử dụng, từ đó phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng cho các đối
tợng tập hợp chi phí.
- Tham gia kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu theo chế độ qui định, tham
gia phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh
toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong
quá trình sản xuất kinh doanh.
- Tóm lại, có thể kết luận rằng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là việc
làm vô cùng cần thiết phục vụ đắc lực cho công tác quản lý nguyên vật liệu
nói riêng và quản lý sản xuất kinh doanh nói chung ở các doanh nghiệp sản
xuất.
II. Những nội dung cơ bản trong tổ chức hạch toán kế
toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất:
1. Phân loại nguyên vật liệu và lập danh điểm:
Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanh
nghiệp thành các loại, các nhóm, các thứ theo tiêu thức phân loại nhất định. Tuỳ
theo yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong từng doanh nghiệp mà thực hiện việc
phân loại nguyên vật liệu cho phù hợp. Thông thờng có các phân loại nguyên
vật liệu sau đây:
Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong qúa trình sản xuất
kinh doanh thì nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): đối với các
doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu
cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm đợc sản xuất ra nh sắt, thép trong
doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xi măng, gạch, ngói . Trong doanh
29
nghiệp xây dựng, giấy, mực trong doanh nghiệp in ấn, bông, sợi trong doanh
nghiệp dệt, may mặc
- Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong sản xuất, chế
tạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng của nguyên vật liệu chính hay tăng chất
lợng sản phẩm, phục vụ cho sản xuất, cho việc bảo quản bao gí sản phẩm
nh các loại thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong doanh nghiệp dệt, túi bán, chổi túi,
bột chống váng trong doanh nghiệp in.
- Nhiên liệu: là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho
hoạt động của máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải của doanh nghiệp.
- Vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắp hoặc
không cần lắp, các vật liệu kết cấu, các vật t xây dựng dùng cho công tác
xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp.
- Vật liệu khác: là loại vật liệu không đợc xếp vào các loại vật liệu trên gồm
phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất loại ra nh sắt thép, vải vụn, giấy vụn
hay phế liệu thu hồi đợc từ việc thanh lý tài sản cố định
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng doanh
nghiệp mà mỗi loại nguyên vật liệu trên lại đợc chia thành các nhóm một cách
cụ thể. Cách phân loại này cho thấy vai trò của từng chủng loại nguyên vật liệu
trong quá trình tạo ra sản phẩm và là cơ sở để xây dựng các tài khoản cấp ba
thích hợp để hạch toán.
Căn cứ vào mục đích cũng nh nội dung quy định phản ánh chi phí nguyên
vật liệu vào các tài khoản kế toán thì nguyên vật liệu đợc chia thành:
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm
- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh phục vụ cho quản lý sản
xuất, cho doanh nghiệp, cho bán hàng
Cách phân loại này giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản để ghi chép,
phản ánh chi phí nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ và tính toán chi phí nguyên
vật liệu cho các đối tợng chịu chi phí một cách chính xác.Cách phân loại này
còn giúp cho doanh nghiệp thấy rõ khoản chi phí nguyên vật liệu trong chi phí
sản xuất sản phẩm từ đó có biện pháp quản lý, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả.
30
Ngoài hai cách phân loại chủ yếu trên, nguyên vật liệu trong doanh
nghiệp sản xuất còn có thể đợc phân loại căn cứ vào nguồn gốc của chúng nh
sau:
- Nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài
- Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến
- Nguyên vật liệu thuê ngoài chế biến
- Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh
- Nguyên vật liệu đợc ngân sách nhà nớc cấp hoặc cấp trên hoặc đợc viện trợ,
đợc tặng, biếu.
Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp xây dựng đợc kế hoạch cung
ứng nguyên vật liệu đồng thời là căn cứ xác định chi phí cấu thành trị giá vốn
của nguyên vật liệu nhập kho.
Mỗi cách phân loại đều có tác dụng riêng song phân loại theo nội dung
kế toán và yêu cầu quản trị vẫn là phổ biến.
Trong sổ danh điểm nguyên vật liệu, vật liệu đợc theo dõi theo từng loại,
từng nhóm, từng thứ qui cách một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và
kế toán ở doanh nghiệp đợc dễ dàng và thống nhất. Mỗi loại, mỗi nhóm vật liệu
đợc qui định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự, khoa học, rất thuận tiện
khi cần tìm những thông tin về một nhóm, một loại vật liệu nào đó. Trong sổ
danh điểm vật liệu, bộ mã vật liệu phải chính xác, đầy đủ, không trùng lặp.
Bộ mã vật liệu đợc xây dựng trên cơ sở số hiệu các tài khoản cấp 2 đối
với tài khoản vật liệu
Vật liệu chính: 1521
Vật liệu phụ: 1522
Nhiên liệu: 1523
Phụ tùng thay thế: 1524
Phế liệu thu hồi: 1528
Trong mỗi tài khoản cấp 2 lại đợc phân thành nhóm và đặt mã số vật liệu
cho mỗi loại tuỳ theo yêu cầu, số lợng vật liệu của từng doanh nghiệp.
2. Đánh giá nguyên vật liệu:
31
Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của
vật liệu theo những phơng pháp nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống
nhất.
Phơng pháp đánh giá nguyên vật liệu hợp lý có ý nghĩa quan trọng đối
với công tác kế toán nguyên vật liệu trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ
mà yêu cầu quản lý và hạch toán đề ra. Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải đợc
đánh giá theo giá trị vốn thực tế, có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và
phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá trị thực tế xuất
kho theo những phơng pháp qui định. Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối l-
ợng ghi chép, tính toán hàng ngày, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng giá hạch
toán để hạch toán tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, dù đánh giá theo giá
hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập xuất nguyên
vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế.
2.1. Đánh giá nguyên vật liệu theo thực tế nhập kho
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập
kho đợc xác định nh sau:
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho:
Trị giá thực tế
NVL nhập kho
=
Giá mua ghi
trên hoá đơn
-
Chiết khấu thơng mại
giảm giá( nếu có)
Giá mua ghi trên hoá đơn gồm cả thuế nhập khẩu( nếu có) cộng với các
chi phí thu mua thực tế. Chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển,
bốc xếp, bảo quản, phân loại nguyên vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh
nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập
và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có).
- Trờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất, kinh doanh
hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thi giá trị của
nguyên vật liệu mua vào đợc phản ánh theo giá mua cha có thuế GTGT.
Thuế GTGT đầu vào khi mua nguyên vật liệu và thuế GTGT đầu vào của
dịch vụ vận chuyển, bốc xếp đ ợc khấu trừ và hạch toán vào TK133 thuế
GTGT đợc khấu trừ(1331).
32
- Trờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất, kinh doanh
hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp,
phúc lợi, dự án thì giá trị của nguyên vật liệu mua vào đợc phản ánh theo
tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đâù vào không đợc khấu trừ
(nếu có).
Ngoài ra, hàng tồn kho, các khoản chiết khấu thơng mại và giảm giá mua
hàng do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất đợc trừ khỏi chi phí thu
mua.
Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp tự gia công chế biến:
Trị giá thực tế
NVL nhập kho
=
Trị giá thực tế NVL
xuất gia công chế biến
+
Chi phí gia công
chế biến
Đối với nguyên vật liệu gia công chế biến:
Trị giá thực tế
NVL nhập kho do
thuê ngoài gia
công
=
Trị giá thực tế
NVL xuất thuê
gia công chế
biến
+
Chi phí vận
chuyển NVL
(đi và về)
+
Số tiền phải trả
cho đơn vị
nhận gia công
chế biến NVL
Đối với nguyên vật liệu do nhà nớc cấp : giá vật liệu là giá trị ghi trên
biên bản bàn giao.
Đối với nguyên vật liệu đợc biếu tặng: giá vật liệu là giá vật liệu đợc biếu
tặng hoặc giá trị vật liệu tơng đơng trên thị trờng cộng chi phí tiếp nhận(nếu
có).
Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn liên doanh liên kết thì trị giá
vốn thực tế của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên
doanh đánh giá.
Đối với phế liệu thu hồi thì đợc đánh giá theo ớc tính của doanh nghiệp
(giá thực tế có thể sử dụng hoặc bán đợc).
2.2. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế xuất kho:
Nguyên vật liệu thu mua và nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy
giá thực tế của từng đợt nhập kho cũng khác nhau. Vì thế khi xuất kho nguyên
vật liệu, kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
cho các nhu cầu, đối tợng sử dụng khác nhau theo đúng phơng pháp tính giá
33
thực tế xuất kho nguyên vật liệu đã đăng ký đợc áp dụng và phải đảm bảo tính
nhất quán trong cả niên độ kế toán.
Để tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho, có 4 phơng pháp:
- Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền : theo phơng pháp này, giá trị
của từng loại nguyên vật liệu đợc tính theo giá trị trung bình của từng loại
nguyên vật liệu tng ứng đầu kỳ với giá trị từng loại nguyên vật liệu đợc nhập
trong kỳ. Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một
lô nguyên vật liệu về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.
Đơn giá thực tế bình quân cuối kỳ của nguyên vật liệu xuất kho đợc tính
theo công thức:
Đơn giá thực
tế bình quân
=
Trị giá thực tế NVL
tồn đầu kỳ
+
Trị giá thực tế NVL
nhập trong kỳ
Số lợng NVL xuất tồn
đầu kỳ
+
Số lợng NVL nhập
trong kỳ
Sau đó tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo công thức:
Trị giá thực tế
NVL xuất kho
=
Đơn giá theo thực tế
bình quân
x
Số lợng NVL xuất
kho
Ưu điểm của phơng pháp này: cuối kỳ, kế toán không phải điều chỉnh vì
giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sát với thực tế trên thị trờng. Tính toán theo phơng
pháp có độ chính xác cao.
Nhợc điểm của phơng pháp này: tính toán phức tạp và mất nhiều thời
gian, thích hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, sử dụng ít nguyên vật liệu
nhập xuất không thờng xuyên.
- Tính theo giá thực tế đích danh: phơng pháp này đòi hỏi các doanh
nghiệp phải quản lý theo dõi nguyên vật liệu theo từng lô hàng. Khi xuất kho
nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá
nhập kho thực tế của từng lô hàng để tính giá thực tế xuất kho.
Ưu điểm: thuận tiện cho kế toán trong việc tính giá nguyên vật liệu, phản
ánh đợc các mối quan hệ giã hiện vật và giá trị.
34
Nhợc điểm: phải theo dõi chi tiết nguyên vật liệu nhập kho theo từng lần
nhập. Theo phơng pháp này giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho sẽ
không sát với thực tế trên thị trờng.
Phơng pháp tính theo giá đích danh đợc áp dụng đối với doanh nghiệp có
ít loại nguyên vật liệu hoặc nguyên vật liệu ổn định và nhận diện đợc.
- Tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc(FIFO): phơng pháp nhập tr-
ớc, xuất trớc áp dụng dựa trên giả định là số nguyên vật liệu nào nhập kho trớc
thì đợc xuất trớc và nguyên vật liệu tồn lại cuối kỳ là nguyên vật liệu đợc nhập
kho cuối cùng. Theo phơng pháp này thì giá trị nguyên vật liệu xuất kho đợc
tính giá của lần nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, còn giá trị của
nguyên vật liệu tồn kho đợc tính theo giá của lần nhập kho ở thời điểm cuối kỳ
hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
Phơng pháp này thích hợp với điều kiện giá cả ổn định, đảm bảo thu hồi
vốn cho doanh nghiệp trong trờng hợp đơn thực tế của từng lần nhập kho có xu
hớng giảm dần.
- Tính theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc(LIFO): phơng pháp nhập sau,
xuất trớc áp dụng dựa trên giả định số nguyên vật liệu nhập kho sau thì đợc xuất
trớc và nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ là nguyên vật liệu đợc nhập trớc. Theo
phơng pháp này thì giá trị nguyên vật liệu xuất kho đợc tính theo giá của lần
nhập sua hoặc gần sau cùng, giá trị của nguyên vật liệu tồn kho đợc tính theo
giá của lần nhập đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ tồn kho.
Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp đơn giá thực tế từng lần nhập
kho có xu hớng tăng dần, đảm bảo thu hồi vốn nhanh và ít tồn kho.
3. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
3.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu đều phải đợc lập
chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy
định ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu.
Các chứng từ về kế toán nguyên vật liệu bao gồm:
35
- Phiếu nhập kho
- Biên bản kiểm nghiệm NVL
- Phiếu xuất kho vận chuyển
- Phiếu xuất kho
- Hoá đơn GTGT
- Hoá đơn bán hàng
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo qui định của nhà nớc, các doanh
nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán nh:
- Phiếu xuất nguyên vật liệu theo hạn mức
- Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu
- Phiếu báo nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ
Và các chứng từ khác tuỳ tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Các
chứng từ bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng qui định.
3.2. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, tuỳ thuộc vào phơng pháp kế
toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp để sử dụng các sổ(thẻ) kế toán chi tiết
sau:
- Sổ(thẻ) kho
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ(thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu
- Sổ số d
Sổ( thẻ ) kho đợc sử dụng theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn kho của từng
thứ nguyên vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ
tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.
Sổ(thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d sử dụng để
hạch toán từng lần nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu nhằm phục vụ cho việc
ghi sổ kế toán đợc nhanh chóng, kịp thời.
3.3. Các phơng pháp kế toán chi tiết
3.3.1. Phơng pháp ghi thẻ song song
- ở kho: việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu hàng
ngày do thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho để ghi theo số lợng. Thẻ kho do kế
toán nguyên vật liệu lập và giao cho thủ kho để ghi chép mỗi loại nguyên vật
liệu vào một thẻ kho. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho
phải tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi
36
chép số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho
ghi vào thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại
theo từng thứ nguyên vật liệu về phòng kế toán.
ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ(thẻ) chi tiết nguyên vật liệu để ghi
chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng thứ
nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và kiểm tra
đối chiếu với thẻ kho. Để có số liệu kiểm tra, đối chiếu với kế toán tổng hợp,
cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ(thẻ) chi tiết nguyên vật liệu
vào bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu theo từng nhóm, loại
nguyên vật liệu.
Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu m theo phơng pháp ghi thẻ
song song:
Ghi chú: ghi hàng ngày:
Ghi cuối ngày :
đối chiếu kiểm tra:
Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra,đối chiếu, quản lý chặt nguyên
vật liệu.
37
Thẻ kho
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Sổ(thẻ) kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp N-X-T
(3)
(1)
(3)
(2)
(1)
(2)
(4)
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét