Microsoft Power Point 1
CHƯƠNG 3. SỬ DỤNG CÁC TEMPLATE VÀ THIẾT LẬP CÁC SLIDE
ĐẶC BIỆT
1. Sử dụng các mẫu slide định dạng sẵn (Template)
1.1. Tạo trình diễn mới sử dụng mẫu slide đã định dạng sẵn
1.2. Áp dụng mẫu slide định dạng sẵn cho trình diễn hiện thời
2. Làm việc với master trình diễn
2.1. Các loại master trình diễn
2.2. Slide master
2.2.1. Thiết lập Slide Master
2.2.2. Thanh công cụ Slide Master View
3. Slide mục lục
3.1. Tạo slide mục lục
3.2. Tạo một siêu liên kết cho slide
3.2.1. Cách tạo siêu liên kết
3.2.2. Điều chỉnh siêu liên kết
3.3. Tạo các nút hành động
Phan Hồ Hạnh
Microsoft Power Point 2
CHƯƠNG 3. SỬ DỤNG CÁC TEMPLATE VÀ
THIẾT LẬP CÁC SLIDE ĐẶC BIỆT
Trong chương trước, bạn đã biết các kỹ thuật để soạn thảo các loại thông tin
lên slide. Đó là những kiến thức cơ bản giúp bạn có thể xây dựng những bản trình
diễn theo ý tưởng của mình. Phần này sẽ giới thiệu các bạn cách sử dụng những mẫu
slide định dạng sẵn (Template Slide) đi kèm với phần mềm PowerPoint và cách thiết
lập định dạng slide mặc định khi đang làm việc (Master Slide) cũng như tạo slide
mục lục (Summary Slide).
1. Sử dụng các mẫu slide định dạng sẵn (Template)
PowerPoint cung cấp rất nhiều các mẫu slide định dạng sẵn trên nhiều lĩnh
vực báo cáo khác nhau như: báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu của công ty; giới
thiệu sản phẩm mới; trình diễn các khoá đào tạo;… Bạn nên sử dụng tối đa các mẫu
có sẵn này vào slide của mình vì nó rất đa dạng về mẫu mã và được thiết kết công
phu, hợp lý.
Một mẫu slide định dạng sẵn áp dụng những sắp xếp cũng như tổ chức trước
các font chữ, các màu sắc, cũng như phân bố các khung văn bản cho slide trong trình
diễn.
1.1. Tạo trình diễn mới sử dụng mẫu slide đã định dạng sẵn
Mở mục chọn File → New, trên khung tác vụ New Presentation chọn From
Design Template, khung tác vụ sẽ tự động chuyển qua khung tác vụ Slide
Design, hiển thị những mẫu slide đã đang được dùng, đã được dùng và những
mẫu sẵn có.
Phan Hồ Hạnh
Microsoft Power Point 3
Trong ô Apply A Design Template, dùng chuột để chọn một mẫu slide bạn
muốn. Hay bạn có thể nhấn vào nút browse để tìm các mẫu slide định sẵn khác
có trong máy của mình.
Khi bạn di chuyển chuột trên một mẫu slide, một mũi tên hướng xuống xuất
hiện. Trong đó, có các tùy chọn:
1 Apply to All Slides : áp dụng mẫu slide cho tất cả các slide trong trình
diễn. Bạn có thể click vào mẫu slide để sử dụng mẫu này trong toàn bộ
các slide
2 Apply to Selected Slides : áp dụng mẫu slide cho các slide được chọn.
3 Show Large Previews: tăng kích thước của các ô mẫu slide.
Thực hiện chọn bố cục (Layout) từng slide cần chền lên tệp trình diễn và soạn
thảo nội dung cho các slide như đã trình bày ở Chương 2.
CHÚ Ý: Ngoài cách trên, còn có cách khác để sử dụng các slide định dạng sẵn.
Tất cả các cách này đều mở mục chọn File
→
New, và chọn trên khung tác vụ New
Presentation.
Để sử dụng một mẫu slide đã có sẵn trên máy, bạn click lệnh On my
computer trong ô Templates. Một hộp thoại sẽ được xuất hiện như sau, chọn
mẫu slide bạn muốn sử dụng và click vào OK.
Phan Hồ Hạnh
Microsoft Power Point 4
1 Bạn có thể chọn một mục trong tab General để tạo một trình diễn trắng
hay dùng AutoContent Wizard.
2 Bạn có thể chọn một mẫu trong tab Design Templates để tạo một trình
diễn mới với duy nhất một slide tiêu đề dựa trên một mẫu slide được
định dạng trước như ở phần trên. Bạn có thể xem trước bố cục và định
dạng của mẫu đang chọn trong ô Preview.
3 Trong tab Presentation, bạn có thể chọn một mẫu trình diễn được
định dạng trước. Trong khi mẫu slide được định dạng trước chỉ có một
slide duy nhất thì một mẫu trình diễn được định dạng trước bao gồm
một tập các slide theo một chủ đề nhất định như trình diễn về Báo cáo
dự án, về Họp công ty, … Mẫu trình diễn có thể giúp chúng ta tạo ra
một trình diễn hoàn chỉnh chỉ trong một bước duy nhất. Bạn có thể dựa
vào những đề cương có sẵn trong mẫu trình diễn để chỉnh sửa theo
đúng yêu cầu của mình.
Để tìm, download và sử dụng một mẫu định dạng sẵn trên trang web của
Office, bạn click chọn Templates on Office Online.
1.2. Áp dụng mẫu slide định dạng sẵn cho trình diễn hiện thời
Mở trình diễn cần làm việc, chọn trình đơn Format → Slide Design, khung
tác vụ Slide Design xuất hiện như sau:
Phan Hồ Hạnh
Microsoft Power Point 5
Bạn thực hiện các thao tác như trong phần 1 để áp dụng các mẫu slide vào
trình diễn. Để chọn các mẫu slide có trên máy, bạn chọn Browse, lúc đó hộp
thoại Apply Design Template được hiển thị:
Bạn có thể chọn các mẫu slide hay các mẫu trình diễn được định dạng sẵn đã
có trong máy của mình. Ví dụ, ở đây bạn chọn một trình diễn về buổi họp
công ty đã được định dạng sẵn và xem trước trong ô Preview bên cạnh. Chọn
xong, nhấn Apply để đồng ý. Khi đó toàn bộ các slide trên tệp trình diễn đang
mở sẽ được tự động chuyển theo mẫu định dạng slide vừa chọn.
2. Làm việc với master trình diễn
2.1. Các loại master trình diễn
Trong PowerPoint, bạn có thể thay đổi những định dạng và bố cục mặc định
của một loại trình diễn bằng cách thay đổi các master trình diễn tương ứng,
PowerPoint cung cấp 4 loại master như sau:
Phan Hồ Hạnh
Microsoft Power Point 6
Trong mỗi bài trình bày có một cặp slide-title master.
Một title master điều khiển các định dạng và bố cục mặc định của slide tiêu
đề. Thông thường, title master sử dụng một bố cục mặc định, tuy nhiên bạn có thể
thay đổi bố cục đó thông qua thanh tác vụ Slide layout. Các thay đổi đối với title
master chỉ ảnh hưởng đến slide tiêu đề của trình diễn.
Một slide master điều khiển các định dạng và bố cục mặc định của slide nội
dung (không phải slide tiêu đề).
Một note master điều khiển các định dạng và bố cục mặc định của các trang
ghi chú.
Một handout master điều khiển các định dạng và bố cục mặc định của các
thuyết minh trình diễn. Một handout là bản in trình diễn của bạn, trong đó có thể
hiển thị từ 1 đến 9 bản ghi trong một trang.
2.2. Slide master
Thông thường khi tạo một trình diễn, muốn thay đổi định dạng dữ liệu của
toàn bộ các slide theo một định dạng chuẩn nào đó, bạn phải thay đổi lần lượt định
dạng dữ liệu trên từng slide. PowerPoint hỗ trợ cách tạo một slide có định dạng
chuẩn, rồi áp đặt toàn bộ các slide trên tệp trình diễn theo định dạng như vậy, đó là
Slide Master.
Slide master có thể hiểu như một slide chủ cho một tệp trình diễn. Với slide
master, bạn có thể thay đổi các định dạng văn bản, định dạng biểu đồ, định dạng bảng
biểu, định dạng hình vẽ theo các bố cục slide chuẩn (AutoLayout) của Powerpoint.
Hơn nữa bạn có thể thiết lập các tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, chèn số trang, chèn thêm
hình ảnh vào slide. Khi đó, định dạng và bố cục toàn bộ các slide trên tệp trình diễn
sẽ được thay đổi theo như slide master.
Ví dụ, nếu muốn có biểu tượng của cơ quan, các ảnh minh hoạc khác hay ngày
tháng trên mọi slide, bạn có thể đặt chúng trên slide master.
2.2.1. Thiết lập Slide Master
Các bước thực hiện như sau:
Mở trình diễn cần thiết lập lại Slide master. Sau đó chọn trình đơn View →
Master → Slide master, màn hình làm việc với slide master xuất hiện với
các thành phần như sau:
Phan Hồ Hạnh
Microsoft Power Point 7
Thiết lập các định dạng thông tin trên bố cục slide, soạn thảo nội dung cho nền slide
bao gồm:
Thay đổi màu sắc và các hiệu ứng nền
Di chuyển hay điều chỉnh kích thước các ô chứa văn bản
Phan Hồ Hạnh
Microsoft Power Point 8
Thiết lập định dạng cho tiêu đề như phông chữ, màu sắc, kích cỡ, vị trí,
…;
Thiết lập định dạng cho các cấp Bullet của slide. Nơi sẽ chứa phần lớn nội
dung văn bản sẽ hiển thị trên mỗi Slide. Ở đây bạn có thể thiết lập định
dạng cho từng cấp bullet này;
Chèn thông tin ngày giờ cho slide;
Chèn thông tin tiêu đề cuối cho slide;
Chèn số thứ tự của mỗi slide.
Sau khi tạo xong slide master như trên, click Close Master View trên thanh
công cụ Slide Master để trở về lại chế độ hiển thị cũ. Toàn bộ slide trên tệp trình diễn
đang soạn thảo sẽ có định dạng hệt như slide master vừa tạo.
Bạn có thể thực hiện tương tự để điều chỉnh định dạng và bố cục của notes
master và handout master, từ đó thay đổi định dạng và bố cục của các trang ghi
chú hay trang thuyết minh.
Để làm việc với notes master, chọn View → Master → Notes Master.
Để làm việc với handout master, chọn View → Master → Handout
Master.
2.2.2. Thanh công cụ Slide Master View
Trong quá trình làm việc với title hay slide master, bạn có thể sử dụng các
lệnh trên thanh công cụ Slide Master View:
Trong PowerPoint, bạn có thể có nhiều hơn một master khi áp dụng nhiều
mẫu định dạng (Slide design) cho một trình diễn. Bạn có thể chọn Insert →
New Slide Master/ New Title Master hay chọn Insert New Slide Master/
Insert New Title Master từ thanh công cụ Slide Master View.
Để xóa một master, chọn master đó trong khung Outline và click Delete
Master từ thanh công cụ Slide Master View.
Nếu bạn đã xóa các thành phần trong master, như các ô chứa văn bản, bạn có
thể chèn lại những thành phần đó. Click Master Layout từ thanh công cụ
Slide Master View và chọn những thành phần mà bạn muốn chèn lại.
Bạn có thể thay đổi tên của master và có thể xem kết quả ngay lập tức trong
thanh trạng thái. Click Rename Master từ thanh công cụ Slide Master
View và gõ vào tên mới trong hộp thoại Rename Master và click Rename.
Thông thường, một master bị xóa khi tất cả các slide có sử dụng master đó bị
xóa hay khi bạn chọn một mẫu slide định dạng khác và áp dụng mẫu đó cho
tất cả các slide trong trình diễn. Để đảm bảo master không bị tự động xóa
như vậy, bạn có thể chọn master bạn muốn giữ lại trong khung Outline, và
click Preserve Master từ thanh công cụ Slide Master View.
Để thoát khỏi chế độ Slide Master, chọn biểu tượng Normal View hay click
Close Master View trên thanh công cụ Slide Master.
Phan Hồ Hạnh
Microsoft Power Point 9
3. Slide mục lục
3.1. Tạo slide mục lục
Một slide mục lục là một danh sách đánh dấu đầu dòng gồm các tiêu đề của
các slide được chọn trong bài trình diễn. Slide mục lục được sử dụng như là một slide
tóm tắt nội dung chương trình hoặc như một trang chủ của bài trình bày trực tuyến.
Với slide mục lục bạn có thể liên kết tới một slide liên quan trong một bài trình bày
hoặc trở lại chính slide mục lục từ bất cứ slide nào.
Để tạo một slide mục lục, bạn chọn các slide cần thiết trong chế độ hiển thị
Slide Sorter, sau đó sử dụng nút lệnh Summary Slide trên thanh công cụ Slide
Sorter. PowerPoint sẽ chèn một slide mới vào trước slide được chọn thứ nhất với
danh sách gồm các tiêu đề lấy từ các slide được chọn. Bạn thực hiện các bước như
sau:
1 Đảm bảo chắc chắn bạn đang ở chế độ Slide Sorter View.
2 Chọn các slide bạn muốn áp dụng slide tóm tắt.
3 Trên thanh công cụ Slide Sorter, bạn chọn nút Summary Slide. Một slide
mới được chèn vào trước slide đầu tiên với các mục đánh dấu đầu dòng là
các tiêu đề lấy từ các slide được chọn.
4 Sau đó, bạn có thể mở slide với tiêu đề Summary Slide mới chèn vào ở chế
độ Normal View và chỉnh sửa nội dung và tiêu đề của slide.
3.2. Tạo một siêu liên kết cho slide
Phan Hồ Hạnh
Microsoft Power Point 10
Một siêu liên kết (hyperlink) là một lệnh chuyển đến một vị trí khác. Vị trí đó
có thể ở trên slide khác của cùng trình diễn, một slide trên trình diễn khác, một file
của ứng dụng khác hay một vị trí trên một website hoặc có thể là một địa chỉ email.
Bạn có thể tạo siêu liên kết cho một đối tượng văn bản, autoshape, bảng, biểu đồ hay
hình ảnh.
Trong chế độ Slide Show View, click lên siêu liên kết để chuyển đến vị trí
khác. Trong PowerPoint, siêu liên kết không được kích hoạt ở chế độ Normal View
hay Slide Sorter View.
Chú ý rằng khi bạn tạo một siêu liên kết cho một đoạn văn bản, PowerPoint
gạch chân văn bản đó và hiển thị theo màu của lược đồ màu accent and hyperlink.
Khi bạn click lên siêu liên kết, PowerPoint sẽ thay đổi màu của văn bản đó theo màu
trong mục accents and followed hyperlinks. Bạn có thể tham khảo cách tùy biến
các màu này trong những phần trước.
3.2.1. Cách tạo siêu liên kết
Chọn một đoạn văn bản hay đối tượng mà bạn muốn gán siêu liên kết (hay chỉ
cần để con trỏ chuộc ở nơi mà bạn muốn chèn một đoạn siêu liên kết mới)
Chọn trình đơn Insert → Hyperlink, hay click vào nút Insert Hyperlink trên
thanh công cụ chuẩn để mở hộp thoại Insert Hyperlink.
Phan Hồ Hạnh
Microsoft Power Point 11
Nhập hay điều chỉnh siêu dữ liệu trong ô Text To Display. Bạn có thể bỏ qua
bước này nếu đã chọn đoạn văn bản trong bước 1 hay bạn gán siêu dữ liệu cho
một hình ảnh.
Trong khung Link To, chọn phân loại siêu dữ liệu mà bạn muốn tạo, giao diện
được hiển thị sẽ tùy thuộc vào từng phân loại này:
1 Để liên kết với một vị trí trong tài liệu hiện tại, chọn Place In This
Document. Chọn vị trí mà bạn muốn siêu liên kết kết nối tới và chọn
OK. Để tạo một hộp hướng dẫn sẽ xuất hiện khi bạn di chuyển con
chuột trên đối tượng được gán siêu liên kết, click SreenTip và gõ nội
dung hướng dẫn.
Phan Hồ Hạnh
Microsoft Power Point 12
1 Để liên kết với một tài liệu sẵn có hay một trang web, chọn Existing
File Or Web Page. Bạn có thể gõ tên file và đường dẫn trong ô văn
bản, hay chọn trong danh sách, hay click nút Browse for File hay
Browse the Web để tìm file hay trang web.
o Liên kết với một slide ở trình diễn khác: Chọn file trình
diễn mà bạn muốn liên kết đến và click Bookmark. Lúc đó,
PowerPoint sẽ mở ra một hộp thoại Place in Document. Qua
đó, chọn slide mà bạn muốn liên kết và click OK. Chú ý rằng
PowerPoint xác định slide dựa trên số thứ tự và tiêu đề, do đó
nếu slide liên kết tới không có tiêu đề thì bạn phải biết số thứ
tự của slide. Trong chế độ Slide Show View, sau khi nhấn
siêu liên kết, PowerPoint sẽ chuyển đến slide trong trình diễn
khác và nhấn phím ESC sẽ tự động chuyển bạn lại vị trí ban
đầu.
o Liên kết với một file khác hay một web page: Trong trường
hợp bạn liên kết với một trang web, bạn có thể tìm đến trang
web trong trình duyệt. Sau khi đóng trình duyệt, địa chỉ trang
web sẽ được hiển thị trong ô Address. Chọn Bookmark để
xác định vị trí cụ thể trong file hay trang web đang được liên
kết. Click OK để kết thúc.
Phan Hồ Hạnh
Microsoft Power Point 13
1 Để tạo một tài liệu hay trang web mới và liên kết với nó, chọn Create
New Document.
2 Để liên kết với một địa chỉ email để gửi một tin nhắn đến địa chỉ đó khi
click vào liên kết, chọn E-Mail Address.
63)Để liên kết với một slide khác trong trình diễn hiện tại,
3.2.2. Điều chỉnh siêu liên kết
Để điều chỉnh một siêu liên kết, bạn click phải trên siêu liên kết đó và chọn
Edit Hyperlink. Lúc đó, hộp thoại Edit Hyperlink xuất hiện, tương tự như hộp
thoại Insert Hyperlink.
Để bỏ một siêu liên kết, bạn cũng click phải trên siêu liên kết đó và chọn
Remove Hyperlink.
3.3. Tạo các nút hành động
Một nút hành động là một đối tượng đồ họa được thiết kế đặc biệt. Nút hành
động có thể được sử dụng để tạo một siêu liên kết, mở các file phim hay các file âm
thanh, hoặc mở các ứng dụng.
Bạn có thể đặt nút hành động trên một slide đơn lẻ hay có thể đặt nút đó trên
Slide Master để nút đó xuất hiện trên tất cả các slide.
Để tạo một nút hành động, bạn thực hiện các bước sau đây:
64)Trong chế độ Normal view, hiển thị slide bạn muốn đặt nút hành động
65)Thực hiện trong các cách sau:
1 Để tạo một nút hành động, chọn Slide Show → Action Buttons hay mở
thanh công cụ Drawing và chọn AutoShapes → Action Buttons. Trong
cả 2 trường hợp, đều xuất hiện một trình đơn con với các nút có hướng
dẫn về mục đích của nút đó. Sau đó click con trỏ chuột ở vị trí mà bạn
muốn đặt nút hành động để tạo nút ở kích thước bình thường, hoặc bạn
có thể rê chuột để điều chỉnh. Bạn cũng có thể thay đổi màu sắc của
Phan Hồ Hạnh
Microsoft Power Point 14
nút. Khi bạn thả phím chuột, PowerPoint sẽ hiển thị hộp thoại Action
Settings.
1 Nếu muốn gán hành động cho một khối văn bản hay một đối tượng đồ
họa, chọn văn bản hay đối tượng đó và chọn Slide Show → Action
Settings. PowerPoint sẽ hiển thị hộp thoại Action Settings.
66)Bạn có thể xác định hành động trong hộp thoại Action Settings như sau:
1 Để định nghĩa một hành động xảy ra khi bạn click văn bản hay đối
tượng, chọn tab Mouse Click. Còn nếu định nghĩa một hành động khi
bạn di chuyển con trỏ chuột trên văn bản hay đối tượng thì chọn tab
Mouse Over. Bạn cũng có thể định nghĩa cả hai hành động đồng thời
cho một nút.
1 Khi sử dụng một nút hành động, PowerPoint sẽ tự hiển thị một siêu liên
Phan Hồ Hạnh
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét