yếu là kinh doanh mua và bán hàng hóa thì công ty còn sản gia công chế biến để
tạo thêm nguồn hàng và tiến hành các hoạt động kinh doanh.
2.3 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban và tổ chức bộ máy của công ty
2.3.1 Chức năng
Công ty cổ phần kim khí Hà Nội là một doanh nghiệp nhà Nước trực
thuộc tổng công ty thép Việt Nam, chức năng chủ yếu của công ty là:
Kinh doanh các sản phẩm thép, vật liệu xây dựng, nguyên vật liệu phục
vụ cho hoạt động sản xuất của ngành thép trong cả nước.
Kinh doanh các mặt hàng thiết bị phụ tùng.
Nhập khẩu các mặt hàng thép, vòng bi, phôi thép…để phục vụ cho hoạt
động kinh doanh của công ty.
Nhận sản xuất gia công các mặt hàng thép
2.3.2. Nhiệm vụ
Theo sự phân cấp của tổng công ty thép Việt Nam công ty có những
nhiệm vụ sau:
Là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập dưới sự chỉ đạo của cơ quan chủ quản
là tổng công ty thép Việt Nam. Do vậy hàng năm công ty phải tổ chức triển khai
các biện pháp sản xuất kinh doanh, phấn đấu hoàn thành hiệu quả các kế hoạch
sản xuất kinh doanh do công ty xây dựng và được tổng công ty thép phê duyệt.
Công ty được tổng công ty thép Việt Nam cấp vốn để hoạt động. Ngoài ra
công ty có quyền huy động thêm vốn đầu tư từ bên ngoài như vay các ngân
hàng, các tổ chức tài chính, các quỹ hỗ trợ…để đảm bảo nhu cầu hoạt động kinh
doanh của công ty. Việc sử dụng vốn của công ty phải được đảm bảo trên
nguyên tắc đúng với chính sách chế độ của nhà nước.
Công ty phải chấp hành và thực hiện đầy đủ nghiêm túc chính sách chế độ
của ngành, Công ty phải luôn xem xét khả năng kinh doanh của mình, nắm bắt
tiêu dùng của thị trường để từ đó đưa ra kế hoạch nhằm cải tiến tổ chức sản xuất
5
kinh doanh, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng và đạt được lợi nhuận tối
đa.
Chức năng, nhiệm vụ của công ty tương đối ổn định hầu như là chỉ kinh
doanh các mặt hàng thép, vật tư. Tuy nhiên, hàng năm công ty đều phải có
phương án thực hiện kế hoạch chiến lược để cho hoạt động kinh doanh của công
ty có hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, công ty luôn phải cải tiến hoạt động kinh
doanh cũng như công tác quản lý để cho công ty ngày càng phát triển hơn.
2.3.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty cổ phần kim khí Hà Nội tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình
trực tuyến chức năng. Cơ cầu bộ máy của công ty được sắp xếp theo chức năng
nhiệm vụ của các phòng ban, đảm bảo được sự thống nhất, tự chủ và sự phối
hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
Ban giám đốc bao gồm:
- Giám đốc công ty: là do chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty thép bổ nhiệm
hoặc miễn nhiệm. Là người đại diện cho pháp nhân công ty, điều hành mọi hoạt
động của công ty theo đúng chính sách và pháp luật của nhà nước. Chiụ trách
nhiệm trước nhà Nước và tổng công ty về mọi hoạt động của công ty đến kết
quả cuối cùng.
-phó giám đốc công ty: do tổng giám đốc tổng công ty thép bổ nhiệm và miễn
nhiệm. Phó giám đốc được giám đốc ủy quyền điều hành một số lĩnh vực hoạt
động của công ty và chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình trước pháp
luật và trước giám đốc công ty.
-Kế toán trưởng: do tổng giám đốc tổng công ty thép bổ nhiệm hoặc miễn
nhiệm. Kế toán trưởng giúp giám đốc công ty công việc quản lý tài chính và là
người điều hành chỉ đạo, tổ chức công tác hạch toán thống kê của công ty.
Các phòng ban chức năng của công ty
6
-Phòng tổ chức hành chính: gồm trưởng phòng lãnh đạo chung và các phó phòng
giúp việc. Phòng tổ chức hành chính được biên chế 14 cán bộ công nhân viên,
có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty về công tác tổ chức cán
bộ- lao động tiền lương. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ bảo vệ công tác thanh
tra, bảo vê, thi đua, và công tác quản trị hành chính của các văn phòng công ty.
- Phòng tài chính- kế toán: gồm một trưởng phòng và phó phòng giúp việc. Kế
toán trưởng kiêm trưởng phòng. Phòng tài chính- kế toán được biên chế 11cán
bộ công nhân viên, thực hiện chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc công
ty trong công tác quản lý tài chính- kế toán của công ty; hướng dẫn và kiểm soát
việc thực hiện hạch toán kế toán ở các cửa hàng. Quản lý và theo dõi tình hình
tài sản cũng như việc sử dụng vốn của công ty. Thực hiện đầy đủ công tác ghi
chép sổ sách các nghiệp vụ phát sinh trong toàn công ty. Kiểm tra, xét duyệt báo
cáo của các đơn vị phụ thuộc, tổng hợp số liệu để lập báo cáo cho toàn công ty
- Phòng kinh doanh: do trưởng phòng phụ trách và phó phòng giúp việc. Phòng
gồm 24 cán bộ công nhân viên. Phòng có nhiệm vụ chỉ đạo các nghiệp vụ kinh
doanh của toàn công ty, tìm hiểu và khảo sát thị trường để nắm bắt được nhu cầu
của thị trường. Tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch kinh doanh quý và năm
cho toàn công ty, đề xuất các biện pháp điều hành, chỉ đạo kinh doanh từ văn
phòng công ty đến các cơ sở phụ thuộc. Xác định quy mô kinh doanh, định mức
hàng hóa, đồng thời tổ chức khai thác điều chuyển hàng hóa xuống các cửa
hàng, chi nhánh. Phòng còn có nhiệm vụ tổ chức việc tiếp nhận, vận chuyển
hàng nhập khẩu từ các cảng đầu mối Hải Phòng và TP.HCM về kho của công ty
hoặc đem đi tiêu thụ.
- Ban thu hồi công nợ: gồm có 2 cán bộ công nhân viên. Giúp việc cho giám đốc
trong việc theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng và có các biện pháp
để thu hồi nợ một cách hiệu quả.
- Các đơn vị phụ thuộc: công ty có 6 cửa hàng, 9 xí nghiệp và 1 chi nhánh
TP.HCM. Các đơn vị trực thuộc công ty đều có con dấu riêng theo quy định nhà
7
nước và hạch toán báo sổ về công ty. Công ty giao vốn bằng hàng cho các đơn
vị, còn các đơn vị được quyết định giá mua, bán trên cơ sở kinh doanh của toàn
công ty. Đồng thời phải có trách nhiệm trong việc quản lý hàng bán, thu tiền nộp
về công ty theo quy định.
Công ty có sơ đồ về tổ chức quản lý bộ máy như sau:
BAN GIÁM
ĐỐC CÔNG
TY
(nguồn: phòng tổ chức hành chính)
Các đơn vị trực thuộc của công ty bao gốm:
1. Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 1: số 9 Tràng Tiền - Hà Nội
2. Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 2: 658 Trương Định - Hà Nội
3. Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 3: Thị trấn Đông Anh- Hà Nội
4. Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 4: 75 Tam Trinh - Hà Nội
8
PHÒNG
TCHC-
THANH
TRA
PHÒNG
KINH
DOANH
PHÒNG
TÀI
CHÍNH KẾ
TOÁN
BAN
THU HỒI
CÔNG
NỢ
CÁC ĐƠN
VỊ TRỰC
THUỘC
5. Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 5: 207 Trường Chinh - Hà Nội
6. Cửa hàng kinh doanh thép và vật tư số 14: 115 đường Láng - Hà Nội
7. Xí nghiệp kinh doanh phụ tùng và thiết bị: 105 Trường Chinh -Hà Nội
8. Xí nghiệp kinh doanh thép xây dựng: Thanh Xuân Nam - Hà Nội
9. Xí nghiệp kinh doanh thép tấm lá: 120 Hoàng Quốc Việt –Hà Nội
10. Xí nghiệp kinh doanh thép hình: Thị trấn Đông Anh- Hà Nội
11. Xí nghiệp kinh doanh kim khí và vật tư chuyên dùng: 198 Nguyễn Trãi –
Hà Nội
12. Chi nhánh công ty kim khí Hà Nội tại TP.HCM :23 Nguyễn Thái Bình –
quận Tân Bình – TP.HCM
13. Kho Đức Giang : thị trấn Đức Giang – Hà Nội
14. Kho Mai Động : Mai Động - Hà Nội
15. Kho Gia Lâm: thị trấn Gia Lâm – Hà Nội
16. Kho Đông Anh: thị trấn Đông Anh – Hà Nội
2.4. Đặc điểm hệ thống sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ
Công ty tập trung vào hai thị trường chính Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí
Minh, ngoài ra công ty còn kinh doanh với các tỉnh miền Bắc và một số tỉnh
miền Trung. Công ty thực hiện chào hàng tới tất cả các cá nhân, đơn vị tổ chức
có nhu cầu về các mặt hàng kim khí thông qua các đại lý, cửa hàng bán buôn
bán lẻ trong cả nước.
Cơ cầu hệ thống kênh bán hàng của công ty
9
CÔNG
TY CỔ
PHẦN
KIM KHÍ
HÀ NỘI
NGƯỜI
TIÊU
DÙNG
CUỐI
CÙNG
CÁC XÍ
NGHIỆP
CHI NHÁNH
TẠI TP.HCM
CỬA HÀNG
BÁN LẺ
(Nguồn: phòng kinh doanh)
-Kênh 1: công ty sẽ bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng. Người
tiêu dùng cuối cùng ở đây là các đơn vị sản xuất mua để làm nguyên liệu, các cá
nhân mua để tiêu dùng sinh hoạt… Kênh này áp dụng cho những khách hàng
quen thuộc có nhu cầu mua với khối lượng lớn. Với kênh bán hàng này quá trình
lưu chuyển hàng hóa diễn ra nhanh chóng, đơn giản thuận tiện.
-Kênh 2: công ty thông qua các xí nghiệp. Các xí nghiệp này lại thông qua các
cửa hàng bán lẻ của mình cung cấp cho người tiêu dùng. Thông qua các phản
ánh của các cửa hàng bán lẻ thì các cửa hàng kinh doanh sẽ hiểu rõ hơn về nhu
cầu của khách hàng và đưa ra những điều chỉnh phù hợp. Với kênh này quá trình
sản xuất và lưu thông được chuyên môn hóa cao, tạo điều kiện phát triển sản
xuất, mở rộng thị trường, sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất và vốn đầu tư.
-Kênh 3: theo nhu cầu của chi nhánh thì công ty sẽ xuất sản phẩm đến chi nhánh
tại đó chi nhánh sẽ trực tiếp tiếp xúc với khách hàng và trực tiếp bán hàng.
Việc tổ chức hệ thống kênh bán hàng như hiện nay giúp công ty quản lý dễ dàng
các đơn vị trực thuộc, chi nhánh và các cửa hàng bán lẻ vì tuy công ty không
trực tiếp quản lý nhưng lại có được thông tin về các cửa hàng bán lẻ thông qua
các xí nghiệp thành viên do các xí nghiệp này quản lý trực tiếp đối với cửa hàng
bán lẻ.
Do đó có thể nói hệ thống bán lẻ của công ty là khá chặt chẽ thuận tiện trong
khâu quản lý.
Bên cạnh những kết quả đạt được thì hệ thống bán hàng của công ty vẫn còn
những hạn chế khó khăn nhất định.
10
Thị trường của công ty còn quá nhỏ chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng
trên phạm vi rộng. Hiện tại mạng lưới bán hàng của công ty vẫn chỉ tập trung
chủ yếu ở địa bàn Hà Nội, một chi nhánh tại TP.HCM và một phần thuộc địa
bàn Hà Tây. Vì thế lượng sản phẩm được bán ra của công ty bị hạn chế, thị
trường không được mở rộng, làm giảm khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên
thị trường. Do sử dụng một kênh phân phối trực tiếp nên không thể khai thác lợi
thế của những kênh còn lại, mặt khác khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty
vẫn phụ thuộc nhiều vào các xí nghiệp và đơn vị trực thuộc.
Ngoài ra công ty còn hạn chế trong việc lựa chọn các thành viên của hệ thống
bán hàng vì công ty chỉ đơn giản là thông qua hoạt động bán lẻ từ các xí nghiệp,
cửa hàng đến người tiêu dùng mà chưa quan tâm đến các đối tượng quan trọng
khác là các đại lý kinh doanh cùng mặt hàng kim khí có khả năng cùng hợp tác
làm ăn với công ty.
Như vậy trong thời gian sắp tới công ty cần tổ chức lại cơ cấu hệ thống bán hàng
của mình để đạt được kết qủa kinh doanh tốt hơn.
3.Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một trong những báo cáo tài chính tổng
hợp cung cấp, phản ánhcác thông tin về tình hình và kết quả của việc sử dụng
tiềm năng về vốn, lao động kỹ thuật và kinh nghiệm quản lý của công ty.Dưới
đây là tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong 2 năm 2005-2006.
Kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2005 đến 2006 (Đơn vị: VNĐ)
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch %
Tổng doanh thu 1.050.063.68
6
1.327.720.574 277.656.888 26,44
Các khoản giảm trừ DT 261.515 170.358 (91.157) (34,86)
Doanh thu thuần 1.049.802.37
1
1.327.550.216 277.747.845 26,46
Giá vốn hàng bán 1.000.713.02
4
1.268.392.614 267.679.590 26,75
Lãi gộp 49.089.347 59.157.602 10.068.255 20,51
11
DT hoạt động tài chính 10.995.117 5.266.556 (5.728.561) (52.10)
CP hoạt động tài chính 24.194.846 18.345.185 (5.849.661) (24,18)
Chi phí bán hàng 16.037.826 20.469.545 4.431.719 27,63
Chi phí quản lý DN 14.312.922 17.505.296 3.192.374 22,3
Lợi nhuận từ HĐ SXKD 5.538.870 8.104.132 2.565.262 46,31
Thu nhập khác 6.084.556 1.270.791 (4.813.765) (79,11)
Chi phí khác 1.325.279 4.367.727 3.042.448 229,57
Lợi nhận khác 4.759.277 (3.096.935) (7.856.212) (165,07)
Tổng lợi LN trước thuế 10.298.147 5.007.196 (5.290.951) (51,38)
Thuế thu nhập DN 0 1.037.580 1.037.580
Lợi nhuận sau thuế 10.298.147 3.969.616 (6.328.531) (61,45)
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính)
Qua bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 2 năm 2005-
2006 ta thấy:
Tổng doanh thu năm 2005 là 1.050.063.686 đồng và năm 2006 là
1.327.720.574 đồng, tăng 277.656.888 đồng tương ứng tỉ lệ tăng
26,44%.Đây là tỉ lệ tăng tương đối cao chứng tỏ công ty đã có bước
chuyển biến mạnh mẽ nhờ có những cải thiện mới trong hoạt động sản
xuất kinh doanh. Năm 2006, công ty có kế hoạch thực hiện một số biện
pháp nhằm kích thích tiêu thụ như có sự ưu đãi đối với khách hàng mua
với số lượng hàng lớn, đa dạng hóa các kênh phân phối, các hình thức
thanh toán , mở rộng địa bàn hoạt động.
Doanh thu thuần năm 2006 là 1.327.550.216 đồng, tăng 277.747.845
đồng tương ứng tỉ lệ tăng 26,46% so với năm 2005 là 1.049.802.371.
Chi phí bán hàng của công ty năm 2006 la 20.469.545 đồng, tăng
4.431.719 đồng tương ứng 21,65% so với năm 2005 là 16.037.826 đồng,
chứng tỏ công ty chưa tiết kiệm được chi phí bán hàng. Điều này có thể
giải thích được là do công ty phải đầu tư vào việc mở rộng phạm vi hoạt
đông kinh doanh như đã nói ở trên.
12
Qua các phân tích trên ta thấy nhìn chung công ty đã đạt được những kết quả
nhất định nhưng bên cạnh đó công ty cần có phương hướng quản lý hoạt
động bán hàng hợp lý hơn nữa nhằm nâng cao doanh thu và lợi nhuận trong
những năm tiếp theo.
Phần II
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ
KIẾN TẬP
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Do quy mô hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần kim khí hà Nội tương
đối rộng và các mặt hàng kinh doanh rất đa dạng nên công ty đã lựa chọn hình
thức tổ chức phân tán. Tại mỗi đơn vị đều có bộ phận kế toán (bao gồm từ 2 –
10 người) chịu trách nhiệm về công tác hạch toán kế toán tại mỗi đơn vị.Phòng
kế toán chịu trách nhiệm về quản ký kế toán tại văn phòng và quản lý bộ phận
kế toán dưới đơn vị.Hoạt động kinh doanh dưới đơn vị được đơn vị theo dõi,
quản lý và hạch toán theo sự chỉ đạo của lãnh đạo đơn vịvà các phòng nhiệm vụ,
văn phòng tổng công ty. Hàng tháng kế toán đơn vị phải lập báo cáo tài chính
của đơn vị (theo mẫu công ty quy định) gửi về phòng kế toán tổng công ty.
Phòng kế toán công ty căn cứ vào báo cáo đơn vị lập để tập hợp và nên báo cáo
tài chính toàn công ty.công ty áp dụng tổ chức công tác kế toán này thì công tác
kế toán hạch toán chủ yếu tập trung ở phòng kế toán của công ty, còn ở các đơn
13
vị cơ sở thì có tổ chức công tác kế toán riêng và định kỳ hàng tháng gửi báo cáo
quyết toán về phòng kế toán tại công ty.
1.1.Kế toán tại các đơn vị phụ thuộc
Các cửa hàng xí nghiệp trực thuộc công ty hạch toán theo hình thức báo sổ.
Ở các đơn vị này có tổ chức bộ máy kế toán riêng, khi phát sinh nghiệp vụ bán
hàng kế toán tại đơn vị có nhiệm vụ nhận kiểm tra hạch toán, lập các sổ kế toán
như ở phòng kế toán công ty. Định kỳ hàng tháng lập báo cáo quyết toán phải
phản ánh trung thực, đầy đủ về tình hình kinh doanh của đơn vị tại thời điểm lập
báo cáo. Các cửa hàng, tổ trưởng kế toán phải chịu trác nhiệm pháp lý về tính
chính xác của báo cáo tài chính.
1.2.Phòng tài chính – Kế toán của công ty kim khí Hà Nội
Phòng Tài chính – Kế toán của công ty được biên chế 11 cán bộ công nhân
viên đều có trình độ chuyên môn vững vàng và có nhiều kinh nghiệm. Phòng có
nhiệm vụ thu thập và xử lý các thông tin kế toán thống kê trong phạm vi toàn
doanh nghiệp, trên cơ sở đó lập báo cáo tài chính giúp cho ban giám đốc công ty
có những phương hướng và quyết định chỉ đạo hoạt động kinh doanh của toàn
công ty. Phòng tài chính – kế toán của công ty đứng đầu là kế toán trưởng, tiếp
đến là các kế toán tổng hợp và các nhân viên kế toán. Tất cả các nhân viên kế
toán trong phòng đều được phân công trách nhiệm và kiêm nhiệm một vài phần
hành kế toán.
- Kế toán trưởng: người đứng đầu bộ máy kế toán, tham mưu chính về
công tác kế toán tài vụ của công ty. Kế toán trưởng là người có năng lực,
trình đọ chuyên môn cao về tài chính – kế toán, nắm chắc các chế đọ hiện
hành của Nhà nước để chỉ đạo, hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách;
tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác; đòng thời cùng ban giám đốc phát
hiện mặt mạnh, mặt yếu về côngt ác tài chính – kế toán để giám đốc kịp
thời ra quyết định.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét